Goed feedback geven is een heel belangrijke vaardigheid. Misschien wel de belangrijkste die je in je professioneel leven kunt hebben. Je probeert iemand inzicht te geven in hoe zijn of haar acties overkomen en welke effecten ze hebben. Bij voorkeur gaat diegene daardoor effectiever werken. Tegelijkertijd is het een manier om de relatie te versterken. Dit laatste is ook de kern van mijn workshop zakelijk flirten.
In de praktijk gaat het nog wel eens mis. Veel managers die een medewerker feedback geven komen niet verder dan zeggen wat ze ergens van vinden en dat het beter moet. Ondertussen brengen ze onnodig schade toe aan de relatie. Dat kan anders.
Ik was Nederlands kampioen
Een paar jaar geleden was ik Nederlands kampioen. In het evalueren van toespraken. Dat ben ik geworden door een aantal wedstrijden te winnen die ongeveer als volgt gaan:
Iemand houdt een toespraak van 7 minuten. Alle vijf tot acht deelnemers aan de wedstrijd zitten in het publiek en worden na de toespraak naar een andere ruimte gebracht waar ze vijf minuten de tijd hebben om aantekeningen te maken. Daarna worden hun aantekeningen ingenomen. Dan wordt de eerste deelnemer terug naar de zaal gebracht, krijgt zijn of haar aantekeningen terug en heeft drie minuten om een evaluatie uit te spreken tot het publiek, waar nu de spreker ook zit. In het publiek zit een aantal scheidsrechters en die geven punten aan de evaluator. Er zijn vooral veel punten te verdienen als je de toespraak goed analyseert en nuttige aanbevelingen geeft aan de spreker. Daarna komt de volgende evaluator binnen, en zo voort tot alle deelnemers aan de beurt zijn geweest. De formulieren van de scheidsrechters worden verzameld en er wordt bepaald wie de winnaar is.
U zult begrijpen dat dit geen superpopulaire sport is. Toch doen er best wat mensen aan deze wedstrijden mee. De concurrentie is misschien niet moordend, maar een bloedneus kunnen ze je wel slaan. Ik vermoed dat ik in totaal zo’n 150 mensen verslagen heb, waarvan een stuk of zestien rechtstreeks. Deze wedstrijden worden georganiseerd door Toastmasters, een wereldwijde organisatie die haar leden helpt hun presentatievaardigheden te trainen en hun leiderschapskwaliteiten te oefenen.
Het is in elk geval een ontzettend nuttige wedstrijd. Je hebt te maken met de adrenaline van de strijd, de tijdsdruk, de subtiliteiten van het publiek dat je bespeelt.
Waarom heb ik gewonnen?
Scherpzinnigheid, natuurlijk.
Ik heb tijdens de ‘target speech’ goed opgelet om alle details mee te krijgen Ik had een krachtige structuur voor mijn evaluatie voorbereid. En ik kende de criteria van de scheidsrechters heel goed, zodat ik wist waar de punten te verdienen waren. Ik richtte me ook primair op die scheidsrechters, zij vormden mijn beoogd publiek.
En ervaring.
Ik loop al even mee bij Toastmasters en daar heb ik veel getraind op alle mogelijke evaluaties. Ik heb in mijn professionele leven altijd goed opgelet hoe mensen met elkaar omgaan. Ik weet hoe je je uitstraling net iets meer gezaghebbend en vriendelijk kunt maken.
Maar vooral geluk
want de meeste andere deelnemers waren natuurlijk ook scherpzinnig en ervaren.
Mijn brein bleef functioneren onder de wedstrijdspanning, en ging zelfs een tandje sneller. Ik zag genoeg aanknopingspunten in de target speech om een goede evaluatie te maken. En de scheidsrechters werkten mee. Ook niet onbelangrijk, want dat heb je niet in de hand..
Ik ken geen betere plek om feedback te leren geven – en ontvangen – dan Toastmasters. Maar Toastmasters is niet voor iedereen. Je moet de gelegenheid en de zin hebben om elke twee weken bij elkaar te komen en aan je vaardigheden te werken in een zeer positieve en tamelijk Amerikaanse sfeer.
Hoe kun jij betere feedback geven?
Goede feedback geeft waarde. Feedback geven wordt echter nauwelijks aangeleerd, er wordt niet serieus op getraind, en iedereen doet maar wat. Als er in trainingen al aandacht aan wordt besteed, dan kom je hooguit op enkele oppervlakkige trucjes, zoals LSD (luisteren, samenvatten, doorvragen) of de sandwichmethode (positief puntje, je eigenlijke kritiek, en nog een positief puntje). Lezer, u bent beter dan dat, u kunt meer. En daarom de volgende wenken.
- Goed feedback geven is belangrijk, omdat mensen daardoor beter samenwerken en betere prestaties kunnen leveren. Het is prima trainbaar, als je dat serieus neemt.
- Let op, heb aandacht voor je omgeving, en besef dat je het waarschijnlijk niet helemaal goed ziet.
- Geef niet alleen je eigen mening, feedback geven begint en eindigt NIET met ‘ik vind’. Zie hiervoor ook mijn kritiek op het talkshowgekakel na de toespraak van Mark Rutte vanuit het Torentje.
- Als je een evaluatie geeft van iemands werk, bijvoorbeeld van een tekst, kijk dan welke beelden worden opgeroepen van schrijver én van ontvanger en welke effecten die kunnen hebben. Op dat moment kijk je zowel naar de inhoud als de relatie.
- Datzelfde doe je ook ten opzichte van de feedback die je geeft: welke beelden roep je op en welke effecten kunnen die hebben? Stel je voor dat je een manager hebt die zegt ‘Ik vond je werk teleurstellend en had er meer van verwacht.’ Wat zegt dat over zijn of haar begrip van je werk, over de relatie die je met elkaar hebt?
- Formuleer je feedback in termen van de ander. Geef praktisch advies wat en hoe de ander beter kan doen, en leg uit waarom dat voor hem beter is.
- Vergeet vooral ook niet te tonen wat je waardeert – en waarom.
Onthoud dit: als je feedback geeft – of krijgt, let dan op de inhoud en de relatie door op te letten wat je zegt over jezelf en de ander. Op deze manier geef je betere feedback.