‘Schrijf niet alsof u een hartgrondige hekel aan uw lezer hebt.’ Deze aansporing van mijn docent drs. (inmiddels dr.) Harryvan heb ik altijd ter harte genomen. Ze stond in een brochure voor studenten die een scriptie schreven voor de studie Internationale Betrekkingen. Deze opleiding valt in Groningen terecht onder de faculteit der Letteren.
Het is een belangrijke opdracht, omdat het over iets wezenlijks in de communicatie gaat: de band tussen schrijver en lezer. En over de lezer die centraal staat in het geschrevene. Dat is niet alleen van belang in scripties die studenten schrijven, maar in alle teksten waarvan de schrijver wil dat ze gelezen worden.
Dit heeft natuurlijk een rechtstreeks verband met de retorica, die haar effectiviteit aan de reactie van het publiek afmeet. Cicero geeft de redenaar drie taken: informeren, beroeren en behagen. Dat laatste is natuurlijk precies wat Harryvan bedoelde met zijn ironische hyperbool.
Hoe vaak lees je teksten waarbij je het gevoel bekruipt dat de schrijver een hartgrondige hekel aan je heeft? Of erger nog, volstrekt onverschillig tegenover je staat? Hoe vaak is de inhoud onduidelijk, de stijl beroerd en de taalvaardigheid ondermaats?
En andersom: hoe vaak schrijf je zelf minder goed dan je zou willen of kunnen? Misschien heb je geen hekel aan je lezer, maar zaai je desalniettemin twijfel aan je welwillendheid.
Simpelweg niet goed genoeg
Het gaat vaak mis in professionele communicatie: we schrijven bakken email, maar doen maar wat.
Rapporten, memo’s, voorstellen, aanvragen, verantwoordingen, verslagen, voorlichting, artikelen, toespraken: het werkend leven hangt aan elkaar van geschreven teksten en vaak zijn ze simpelweg niet goed genoeg. Er is niet lang genoeg nagedacht over de inhoud, de schrijver heeft het kennisniveau, de belangstelling en de beschikbare tijd van de lezer zwaar overschat. In feite is slecht schrijven een vorm van gebrek aan respect.
Een overtuigende stijl
Als professionals zouden we overtuigende professionele teksten moeten schrijven. Welke eisen kunnen we daaraan stellen? We kunnen daarvoor aansluiten bij de stijldeugden van de klassieke retorica. Een goede stijl is
- correct
- helder
- fraai
- passend
Huiswerk: als je een tekst leest die je irriteert, kijk eens of je kunt zien waar het misgaat met deze onderdelen in die tekst. Dat heeft twee voordelen: je scherpt je gevoel voor stijl én het vermindert je ergernis.
1. Correct
Je schrijft foutloos. Zo simpel zou het moeten zijn. En toch is dat in de praktijk behoorlijk lastig. Logisch ook: Het is ingewikkeld, het is al even geleden dat we spelling en grammatica geleerd hebben, en we hebben meer te doen.
En toch is het belangrijk het zo goed mogelijk te doen. Je wordt wel afgerekend op taalfouten. Je geloofwaardigheid wordt met elke fout kleiner in de ogen van je lezers. Als je al niet kunt schrijven, waarom zou je dan wel wat te melden hebben? Als jij al niet de moeite wilt nemen foutloos te schrijven, waarom zou ik dan de moeite moeten nemen je te lezen?
Neem wat extra tijd om fouten uit je tekst te halen en twijfelgevallen op te zoeken. Ik heb dankzij de website van Onze Taal een paar regels hierboven ‘mis gaat’ verbeterd in ‘misgaat’. Vertrouw nooit op de ingebouwde spelling- en grammaticacontrole van je computer. Die liegt.
Natuurlijk corrigeer je in het redelijke: een officiële tekst namens een gezaghebbende organisatie mag geen enkele fout bevatten. Ik begrijp dat al mijn lezers dit artikel zorgvuldig nalopen op fouten en ik hoop dat er maximaal drie gevonden worden.
2. Helder
Je tekst moet duidelijk zijn. En dan niet voor de schrijver, maar voor de lezer. Dat betekent een begrijpelijk taalgebruik, een logische indeling, een heldere layout. Je probeert ervoor te zorgen dat je lezer zo min mogelijk hoeft te werken om door je tekst te komen. Het standaardadvies is ‘vermijd jargon’. Dat klinkt mooi en nuttig, maar wat moet je dan? Jargon heeft over het algemeen wel een functie. Jargon heeft betekenis, alleen niet voor de buitenstaander.
Mijn advies is dan: schrijf op wat je bedoelt. En dat is een stuk lastiger. En je moet gaan redigeren. Herschrijven is een deugd. De eerste versie en de definitieve versie horen vrij weinig met elkaar te maken te hebben. En dan niet omdat iedere middenmanager er nog even zijn persoonlijke stokpaardje overheen wil pissen, maar omdat je zelf je tekst beter maakt.
3. Fraai
Mooie woorden, mooie zinnen, mooie stijlfiguren. Hiermee maak je het prettig voor de lezer. Helderheid zorgt ervoor dat je lezer makkelijk door je tekst heen komt, fraaiheid zorgt ervoor dat hij dat ook graag doet.
De retorica heeft ons honderden stijlfiguren gegeven, maar als je voortaan altijd minstens drie van de volgende gebruikt in je teksten, word je een betere schrijver:
Alliteratie – woorden beginnen met dezelfde klank.
Heerlijk helder Heineken
Anafoor – woorden herhalen aan het begin van een zin.
Their time is up… their time is up … their time is up (Oprah Winfrey)
I have a dream (Martin Luther King Jr)
Metafoor – beeldspraak
Het schip van staat heeft een sterke stuurman nodig
Drieslag – wat in drieën komt, blijft hangen, klinkt goed en lijkt verstandig
Vrijheid, gelijkheid en broederschap
Tegenstelling – X is Y, en niet-X is niet-Y
You’re hot then you’re cold. You’re yes then you’re no. You’re in then you’re out. You’re up then you’re down. (Katy Perry)
4. Passend
Je tekst moet passen bij de lezer, het onderwerp waar je over schrijft en de afzender. Dat laatste kun jij zijn als schrijver, maar ook je organisatie als je namens haar schrijft. Passendheid of decorum is de lastigste eis. Hier komt het meer dan bij de andere stijldeugden aan op gevoel, ervaring en empathie.
De GGD had volkomen lekke bestanden met allerlei zeer persoonlijke gegevens. Ik stuurde een mail met de vraag hoe ik mijn gegevens kon laten verwijderen. De aanhef van het antwoord was ‘Geachte heer Procee, beste Geert-Jan’. Ongepast, mijn voornaam had niet gebruikt mogen worden. Dit had een formele mail moeten zijn, met een formele adressering. Deze organisatie heeft grove fouten gemaakt en kan er vanuit gaan dat ik niet positief gestemd ben over haar. De schrijver van deze mail heeft de relatie verkeerd ingeschat en daarmee afbreuk gedaan aan de passendheid.
Voorbeelden
Een paar voorbeelden waar het niet helemaal lekker gaat.
De overheid
Correct schrijven is binnen de overheid nog wel de norm. Veel ambtenaren hebben moeite eraan te voldoen, maar er is tenminste nog aandacht voor. Tegelijk is het daar de enige norm. Correctheid lijkt de enige eis voor overheidscommunicatie. De inhoud kan onduidelijk zijn, de woordkeus, stijl en layout mogen dramatisch zijn en daardoor worden de stukken onleesbaar. Geregeld worden volstrekt onbegrijpelijke, in lelijk jargon opgestelde teksten waar de lezers (burgers!) geen idee hebben wat ze ermee aanmoeten. En dat kan niemand wat schelen. Als er echter één dt-fout in staat, dan is dat een probleem.
Lang geleden, toen ik ambtenaar was op het ministerie van Onderwijs, was er een nieuwe staatssecretaris. Zij had de laatste jaren daarvoor voor grote bedrijven in het buitenland gewerkt en de Nederlandse politieke en bestuurlijke gebruiken waren niet tot in detail bij haar bekend. Basale beleefdheidsnormen jegens je personeel eigenlijk ook niet. Dat was allemaal tot daar aan toe, maar het ging pas echt mis toen ze een berichtje aan alle medewerkers stuurde. In vijf regels werd er een divers assortiment van ongeveer vijftien taalfouten verzameld. Ze werd niet meer serieus genomen. En dat terwijl je in principe een uitstekend bewindspersoon kunt zijn zonder perfect te schrijven. Daar heb je namelijk je mensen voor.
De websitebouwer
Dit is een voorbeeld van een werkelijk bestaande websitebouwer die zich als volgt aanprijst:
Website bouwer uit Hardenberg vult gat in de markt
In het dorp Lutten (gemeente Hardenberg) worden vele duizenden websites gemaakt voor klanten uit geheel Nederland en ver daarbuiten. Het succesverhaal van deze website bouwer begon enkele jaren geleden toen de recessie zijn intrede deed. Toen bleek dat nieuwe opdrachten lastiger te krijgen waren bedacht Edwin Frakking, de oprichter van Voordelig Online, een unieke manier om websites goedkoper aan te bieden. In de ontstane verloren uren werdt gewerkt aan een nieuwe website (toen nog voordeelwebsite.nl) waarop men een kant en klare website kon bestellen. Men kon een keuze maken tussen 3 ontwerpen welke aangepast werden aan de wensen van de klant. Binnen 24 uur na bestelling werd deze opgeleverd en kon men de website zelf vullen met content.
Behoefte aan meer service en kwaliteit
Direct na lancering van de website werden er dagelijks meerdere websites besteld. Het was een schot in de roos lacht de website bouwer vrolijk. Inmiddels is het 6 jaar geleden dat Edwin deze unieke formule lanceerde en is zijn idee gefinetuned. Wanneer je zoveel klanten hebt krijg je ook veel goede feedback over je producten en diensten. Het bleek dat men wel graag een voordelige website wilde die snel online kon staan maar het vullen met content was ondanks een zeer gebruiksvriendelijk CMS systeem nog een struikelblok. Zeker na de komst van responsive websites bleek dat klanten liever de website professioneel wilde laten vullen door een website bouwer.
Wat gaat hier mis?
- misplaatste spaties – websitebouwer, kant-en-klaar
- dt-fouten – In de ontstane verloren uren werdt gewerkt aan een nieuwe website
- welke i.p.v die – ; men kon een keuze maken tussen drie ontwerpen welke aangepast werden aan de wensen van de klant. – Deze stijlfout is vaak een indicatie dat mensen net iets ontwikkelder proberen over te komen dan ze zijn.
- enkelvoud/meervoud klopt niet: Zeker na de komst van responsive websites bleek dat klanten liever de website professioneel wilde laten vullen door een website bouwer.
Zwolle
In Zwolle werkt een aantal organisaties samen om huizen te bouwen, onder de naam Zwols Concilium. In 2018 publiceerden ze een brochure. Dit maakten ze ervan:
Onder invloed van verschillende ontwikkelingen staan we daarbij voor een aantal uitdagingen. Op hoofdlijnen zien we er vijf die we in het volgende hoofdstuk kort toelichten, waarbij duurzaamheid voor ons de rode draad is die overal doorheen loopt. Samenvattend kunnen we stellen dat de stad sterk groeit en dat tegelijkertijd de slagingskansen van huishoudens op de koop- en huurmarkt de afgelopen jaren in rap tempo zijn afgenomen. Het bouwtempo en de gewenste kwaliteitsslag in de woningvoorraad staan onder druk. Anticiperen op ontwikkelingen en investeren in samenwerking is nodig voor een goede doorstroming op de woningmarkt en om een mismatch tussen woningbehoefte en woningbouwplannen, zowel kwantitatief als kwalitatief, te voorkomen.
Dit is een gebrek aan herschrijven: wat wil dit stukje zeggen? Het is een aanloop, vaak nodig voor je werkproces, maar overbodig in de eindversie.
De inhoud doet er ook toe
Uiteraard is er meer aan een goede tekst dan alleen de stijl. De inhoud en de opbouw zijn minstens zo belangrijk. Een goede vorm zonder inhoud is zinledig. Een goede stijl is niet voldoende voor een goed betoog, maar het is wel noodzakelijk. Uiteraard moet er ook een goede inhoud zijn: je moet schrijven (of spreken) over iets dat ertoe doet, je moet een communicatief doel hebben en een (kern)boodschap. De ordening is ook van belang. Dat voert allemaal voor dit artikel te ver, maar zonder goede inhoud heeft zorg voor een goede vorm weinig zin. De vorm, het design, bepaalt hoe mensen omgaan met de inhoud. Geen van beide mag je veronachtzamen.
Maak betere teksten
Als je schrijft maak je het je lezer makkelijk. Je lezer moet geen onnodige moeite doen om jouw tekst te begrijpen. Je lezer vindt het bij voorkeur zelfs prettig en boeiend om jouw stukken te lezen, want jij hebt geen hartgrondige hekel aan je lezer. Goed genoeg is meestal niet goed genoeg.
Door bewust te werken met de stijldeugden help je je betoog de juiste vorm te geven. En daarvoor is training beschikbaar.